06 Jul

E-Mails aus Outlook einfügen

E-Mails von Outlook an OneNote senden

Das E-Mail-Programm Outlook gehört zur Office-Familie von Microsoft – genau wie OneNote. Deshalb arbeiten beide Programme auch wunderbar zusammen. In diesem Blog zeige ich Dir, wie Du empfangene E-Mails direkt in Deinem digitalen OneNote-Notizbuch speichern und archivieren kannst. Voraussetzung für diesen Weg ist, dass Du die Desktop-Versionen von OneNote und Outlook auf Deinem PC installiert hast.

E-Mail-Postfächer sind ja oft hoffnungslos überfüllt. Viele Computer-Benutzer behalten alle wichtigen Nachrichten im Posteingang oder pflegen darin eine komplizierte Ordnerstruktur. Das Problem: Je voller Dein E-Mail-Postfach, desto langsamer startet und läuft Outlook auf Deinem PC.

Voller Posteingang in Outlook

Ein E-Mail-Konto ist eben nicht als dauerhafter Speicherort für Mails und Anhänge gedacht. Außerdem kostet das Suchen von bestimmten Nachrichten oder Dateien immer wieder viel Zeit. Sinnvoller wäre es doch, wichtige E-Mails direkt bei den passenden Dokumenten abzulegen, z.B. in einem OneNote-Notizbuch.

Ein Beispiel: Viele Rechnungen bekommt man mittlerweile per E-Mail – beim Online-Shopping via Amazon & Co., vom Telefon-Anbieter oder rund um sonstige Verträge. In OneNote könntest Du all diese Rechnungen übersichtlich archivieren und hast so jederzeit bequem alle Ausgaben im Blick. Ich habe für diesen Zweck hier mal ein neues OneNote-Notizbuch erstellt und entsprechend ein paar neue Abschnitte eingerichtet.

OneNote-Notizbuch für Rechnungen

Ein Online-Shop hat Dir nun per E-Mail eine Rechnung gesendet. Diese Nachricht willst Du nicht (oder nicht nur) in Deinem überfüllten Outlook-Postfach aufbewahren, sondern in Deinem OneNote-Notizbuch hinterlegen.

E-Mail in Outlook: Rechnung


E-Mail aus Outlook an OneNote senden

Klicke dazu im Outlook-Postfach mit der rechten Maustaste auf die E-Mail. Das Kontextmenü mit möglichen Optionen öffnet sich. Wenn Microsoft Office richtig installiert ist, erscheint dort ein Menü-Eintrag für OneNote.

OneNote-Funktion in Outlook

Alternativ gibt’s die Funktion „An OneNote senden“ auch in der Leiste ganz oben unter dem Reiter „Start“.

OneNote in der Outlook-Funktionsleiste

Nun öffnet sich ein Auswahl-Fenster. Du kannst bestimmen, unter welchem Notizbuch-Abschnitt Du die E-Mail einfügen möchtest.

Speicherort in OneNote wählen

Nach Klick auf „OK“ sendet Outlook die E-Mail an OneNote und legt im ausgewählten Abschnitt eine neue Seite mit dem Inhalt der Nachricht an. (Die ursprüngliche Nachricht bleibt natürlich im Posteingang, bis Du sie dort löschst.)

E-Mail aus Outlook in OneNote eingefügt

Wie Du siehst, übernimmt OneNote den Adresskopf und das Layout der E-Mail. Natürlich kannst Du diese neu erstellte Seite bei Bedarf bearbeiten, indem Du zum Beispiel unnötige Informationen aus der E-Mail löschst oder zusätzliche Hinweise einfügst.

Genauso kannst Du zum Beispiel auch spannende Newsletter, Job-Informationen, Urlaubsbuchungen oder persönliche Liebes-Botschaften in OneNote archivieren und so dauerhaft Dein Mail-Postfach entlasten. Sammle alle Informationen direkt dort, wo sie inhaltlich hingehören und wo Du sie wiederfinden willst.

In einem früheren Artikel habe ich Dir auch gezeigt, wie Du OneNote-Notizbücher für andere Personen freigeben kannst. Du musst ihnen also nicht mehr wie bisher alle E-Mails und Infos einzeln weiterleiten.

Übrigens: Wenn Du Deine OneNote-Notizbücher in der Cloud speicherst und auch das Mail-Postfach dieses Microsoft-Kontos nutzt, klappt das Zusammenspiel von Outlook.com und OneNote auch online reibungslos. Klicke hier ebenfalls mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wähle die Option „In OneNote speichern“ aus.

Outlook Online: An OneNote senden

Du kannst dann wieder auswählen, in welchem Notizbuch-Abschnitt die Nachricht gespeichert werden soll.

Wie klappt das Zusammenspiel von Outlook und OneNote bei Dir? Für welche Zwecke nutzt Du diese praktische Funktion? Ich freue mich auf Deinen Kommentar unter diesem Artikel!

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