07 Mai

Notizbuch freigeben und online teilen

Teaserbild: OneNote-Notizbücher freigeben

Das Teilen von Notizbüchern gehört zu den größten Stärken von OneNote. Du kannst ein OneNote-Notizbuch gezielt für andere Personen freigeben und so Deine Aufzeichnungen bequem austauschen. Wenn Du willst, kannst Du sogar gemeinsam an Notizen arbeiten. Das bietet Dir im Alltag viele spannende Möglichkeiten. Hier ein paar Beispiele:

  • Du kannst in OneNote eine Einkaufsliste erstellen und diese dann für Deine(n) Partner(in) freigeben, der/die gerade im Supermarkt ist.
  • Das kann natürlich auch eine Geschenke-Wunsch-Liste für Deine bevorstehende Hochzeit sein, die Du vorab allen Gästen zur Verfügung stellst.
  • Für den anstehenden Urlaub mit Freunden kannst Du ein gemeinsames OneNote-Notizbuch anlegen. Dort können alle Beteiligten auf die Reiseunterlagen zugreifen, zum Beispiel die Flugbestätigung, die Hotel-Reservierung oder Infos zum Koffer-Packen.
  • Du erstellst ein OneNote-Notizbuch für Kochrezepte. Hier kann die ganze Familie ihre Lieblings-Rezepte eintragen und jederzeit auf die Ideen der anderen zugreifen. Ein gemeinsames Kochbuch also, in dem kein Familien-Rezept verloren geht.
  • Du machst mit Deinen Freunden ein Bundesliga-Tippspiel. Dafür erstellst Du ein OneNote-Notizbuch, in dem alle Mitspieler selbstständig ihre Tipps eintragen können und die Auswertung einsehen können.

Dir fallen sicher noch viele weitere Einsatzzwecke für die Zusammenarbeit in OneNote ein. Voraussetzung für die Freigabe-Funktion ist, dass Deine Notizbücher in der Cloud gespeichert sind. In früheren Blog-Artikeln habe ich Dir bereits erklärt, welche Vorteile die Cloud als Speicherplatz hat und wie einfach die Synchronisierung von OneNote-Notizbüchern funktioniert.

Das Teilen von Notizbüchern ist ganz einfach und klappt – wie Du es von OneNote schon kennst – mit wenigen Mausklicks. Das Beste ist: Du kannst ein Notizbuch auch für Personen freigeben, die OneNote (noch) nicht nutzen und das Programm demnach nicht auf ihrem Computer installiert haben. Sie können einfach per Internet-Browser, also z.B. Firefox, Chrome, Safari oder den Edge Browser darauf zugreifen.


Teilen und Freigeben in OneNote

Klicke einfach links oben in der Funktionsleiste auf „Datei“ und dann auf „Freigeben“. Dort findest Du die wichtigsten Optionen zum Teilen Deines OneNote-Notizbuchs. Vorausgewählt ist „Für Personen freigeben“.

OneNote-Notizbücher teilen

Nun kannst Du die E-Mail-Adresse der Person eingeben, die auf Dein Notizbuch zugreifen können soll. In dem Feld rechts daneben kannst Du außerdem auswählen, ob die Person Dein Notizbuch auch bearbeiten darf, also zum Beispiel Informationen hinzufügen oder eigene Seiten erstellen können soll. Wenn Du stattdessen „Kann anzeigen“ auswählst, kann die Person zwar alle Inhalte sehen, aber keine Notizen verändern. Je nach Unterlagen und Zweck kann das eine sinnvolle Option sein.

Die Person wird per E-Mail über das freigegebene OneNote-Notizbuch informiert. Für diese Mail kannst Du hier auch noch eine persönliche Nachricht eintragen. So kann die Person das Notizbuch inhaltlich zuordnen.

Soll sich die Person mit einem Microsoft-Konto anmelden müssen, um auf Dein OneNote-Notizbuch zugreifen zu können? Das Häkchen hier sorgt für ein Quäntchen mehr Sicherheit.

Klicke im letzten Schritt auf „Freigeben“. Daraufhin erhält die Person nun eine E-Mail mit dem entsprechenden Link zu Deinem OneNote-Notizbuch.

Es gibt noch eine zweite Möglichkeit, Dein Notizbuch online zu teilen – vor allem, wenn Du eine große Gruppe von Personen erreichen möchtest. Unter „Freigabelink abrufen“ kannst Du einen Link zu Deinem OneNote-Notizbuch erstellen, den Du dann gezielt versenden kannst, zum Beispiel über einen E-Mail-Verteiler oder in den Sozialen Netzwerken.

OneNote-Notizbuch per Link freigeben

Wähle auch hier sorgfältig aus, ob die Personen Dein Notizbuch nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen. Über den entsprechenden Button rechts neben der Auswahl erstellst Du in wenigen Sekunden einen Link, den Du dann auch kopieren kannst.


Freigegebene OneNote-Notizbücher öffnen

Wenn jemand ein OneNote-Notizbuch mit Dir teilt, gibt es mehrere Möglichkeiten, dieses zu öffnen und einzusehen:

  • Klicke auf den Link in der E-Mail, die Du bei der Freigabe gesendet bekommst. Der Link öffnet sich im Internet-Browser und führt Dich zur Online-Version von OneNote.
    OneNote onlineÄhnlich wie im Desktop-Programm oder der OneNote-App kannst Du hier auf alle Seiten in Deinem Notizbuch zugreifen und sie – falls Du die Erlaubnis dafür bekommen hast – auch direkt bearbeiten. So können auch Freunde und Verwandte von Deinem Notizbuch profitieren, wenn sie OneNote nicht als Vollprogramm auf ihrem Computer installiert haben.
    Übrigens: Wenn Du das Notizbuch bearbeiten darfst, kannst Du es von hier aus auch „In OneNote öffnen“, also in der installierten Desktop-Software. Die Funktion findest Du in der grauen Leiste oben.
  • Du kannst ein freigegebenes OneNote-Notizbuch auch direkt im Desktop-Programm öffnen – ohne Umweg über den Internet-Browser. Klicke in der Funktionsleiste oben auf „Datei“ und dann auf „Öffnen“. Dort sind alle Notizbücher aufgelistet, auf die Du mit Deinem Konto zugreifen kannst – also Deine eigenen in der Cloud und die mit Dir geteilten Notizbücher.
    OneNote-Notizbuch öffnen

Wer war das? – Autoren anzeigen in OneNote

Zuletzt möchte ich Dir noch eine praktische Funktion für die Zusammenarbeit in OneNote vorstellen. Wenn mehrere Personen in einem Notizbuch arbeiten und etwas verändern, kann man schnell den Überblick verlieren: Von wem stammt welcher Eintrag? Wer hat welche Änderungen vorgenommen?

OneNote bietet eine praktische Autoren-Funktion an, die standardmäßig eingeschaltet ist. Am Rand der Textblöcke zeigt OneNote die Initialen oder die Namen der jeweiligen Verfasser an – so wie es in den Optionen bei Microsoft Office eingetragen ist.

Autoren-Funktion in OneNote

Du weißt jetzt also, wie Du OneNote-Notizbücher mit anderen Personen teilst und wie Du für Dich freigegebene Notizbücher öffnest. Die Funktionen für die Zusammenarbeit machen das Arbeiten mit OneNote noch effizienter und bieten Dir viele Möglichkeiten, Dir das Leben noch einfacher zu machen.

4 Gedanken zu „Notizbuch freigeben und online teilen

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