28 Jan

OneNote-Notizbücher: Struktur und Logik verstehen

OneNote-Struktur - Teaserbild

Wie funktioniert OneNote? Um den Aufbau und die Funktionen der digitalen Notizbücher gut zu verstehen, wollen wir uns im ersten Schritt mit der Grund-Logik von Microsoft OneNote beschäftigen. Wenn Du das Prinzip einmal verstanden hast, kannst Du OneNote später viel besser an Deine persönlichen Bedürfnisse anpassen.

Dabei zeigt sich OneNote wirklich flexibel. Du kannst Deine Notizbücher mit den darin enthaltenen Abschnitten und Seiten jederzeit verändern, umbenennen und verschieben. Du kannst also Dein Ordnungssystem ständig an Deine aktuellen Anforderungen ausrichten, ohne dass Deine bestehende Informations-Sammlung verloren geht. Die folgenden Beispiele sollen Dir prototypisch zeigen, wie Du Notizbücher in OneNote für ganz alltägliche Aufgaben könntest. Wie das konkret funktioniert, erkläre ich Dir demnächst natürlich auch in diesem Blog.

Ich habe es oben bereits erwähnt: In OneNote hantierst Du hauptsächlich mit Notizbüchern, Abschnitten und Seiten. Diese Elemente bringen Struktur in Deine Notizen und Unterlagen. Dabei orientiert sich OneNote auch bei der optischen Darstellung daran, wie typische Aktenordner, Kladden oder Hängeregister in Büros angelegt werden.

Schau Dir mal diese Arten von Ordnungsmappen an. Ich habe sie über viele Jahre selbst privat und beruflich genutzt:

Ordnungsmappen fürs Büro

bunte Ordnungsmappen

Diese Mappen mit ihren farbigen Trennern finde ich sehr praktisch. Ich kann Papiere und Unterlagen nach Themen und Kategorien einsortieren und finde sie dann immer wieder. Genau dieses Ordnungsprinzip nutzt auch OneNote bei seinen digitalen Notizbüchern. Der Vorteil der Software: Du kannst unendlich viele Notizbücher, Trenner und Blätter nutzen und musst weder Mappen noch Papier nachkaufen. Außerdem sparst Du viel Platz: Digitale Ordner verstopfen Deine Regale nicht.


OneNote-Notizbücher für jeden Zweck

Also: Für jeden übergeordneten Zweck kannst Du Dir ein separates Notizbuch anlegen, zum Beispiel jeweils ein Notizbuch für Deine Versicherungen und für alle Rechnungen im Haushalt. Dasselbe gilt für weitere Zwecke: ein Notizbuch für die aktuelle Urlaubsplanung, ein Notizbuch für eigene Kochrezepte oder ein Notizbuch für Deine Schul- und Arbeitszeugnisse. Vielleicht hast Du Dir auf dem Computer bereits eine ähnlich durchdachte Ordnerstruktur für Deine Dateien angelegt. Du wirst sehen: In OneNote hast Du alle Unterlagen direkt parat. Du kannst viel schneller in allen Notizbüchern suchen als in vielen einzelnen Dateien, die Du erst mal einzeln mühselig öffnen und schließen musst.

Schau Dir die Beispiele auf den folgenden Abbildungen an. So oder so ähnlich könnten Deine ersten Notizbücher für alltägliche Aufgaben aussehen:

OneNote-Notizbuch für Versicherungen

Urlaubsplanung mit OneNote

Kochrezepte in OneNote

In jedem Notizbuch kannst Du nach Belieben einzelne Abschnitte anlegen und benennen. Sie entsprechen den farbigen Trennseiten in einem realen Notizbuch. In einem Notizbuch für Schulzeugnisse könnten das Abschnitte für die verschiedenen Jahrgangsstufen sein. In einem Notizbuch für Rechnungen könntest Du zum Beispiel Abschnitte für unterschiedliche Produkte wie Elektrogeräte oder Dienstleistungen wie Handwerker-Reparaturen anlegen. Vielleicht willst Du die Rechnungen aber auch nach Jahren sortieren.

Die Farben der Notizbücher und Abschnitte kannst Du aus einer Vorauswahl festlegen – ganz nach Deinem Geschmack und so, dass Du bei umfangreicheren Notiz-Sammlungen in OneNote immer noch den Überblick behältst.


Mehr Ebenen, mehr Struktur

Natürlich ist so eine einfache Notizbuch-Struktur wie in den Abbildungen erst der Anfang. Die Beispiele oben sollen Dir als Beispiele fürs bessere Verständnis dienen. Für manche Aufgaben brauchst Du vermutlich eine komplexere Struktur. Das ist in OneNote aber kein Problem: Du kannst die Hierarchie um weitere Ebenen ergänzen, zum Beispiel mit Abschnittsgruppen, die mehrere Abschnitte sinnvoll zusammenfassen bzw. gruppieren.

OneNote-Notizbuch für Rechnungen

Auch die Seiten, die Du später innerhalb der einzelnen Abschnitte anlegst, kannst Du auf mehreren Ebenen sortieren – ähnlich wie Du es vielleicht schon von Unter-Unterordnern in Windows kennst. Du kannst in OneNote schnell zwischen den einzelnen Abschnitten hin- und herspringen. Das wirst Du bald schätzen lernen.

In den kommenden Blog-Artikeln erkläre ich Dir, wie Du in OneNote Dein erstes eigenes Notizbuch anlegst. Du wirst lernen, wie Du Notizbücher mit Abschnitten erweitern kannst und die Inhalte vor allem sinnvoll und sicher speicherst.

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