01 Feb

Speicherorte für Notizbücher

OneNote-Notizbücher speichern - Teaserbild

Ein OneNote-Notizbuch besteht vorrangig aus Abschnitten und Seiten. Die Struktur habe ich Dir bereits in einem früheren Artikel erklärt. Mit Hilfe dieser Elemente entstehen mehrere Ebenen, ähnlich wie bei Datei-Ordnern auf Deiner Festplatte. Der Vorteil in OneNote: Du musst Dich um die Ordnungsstruktur nicht kümmern und auch nicht mit einzelnen Dateien herumschlagen. OneNote speichert alle Elemente automatisch. Die Software sorgt dafür, dass Deine Notizbücher korrekt verwaltet und übersichtlich dargestellt werden. 

Eine wichtige Entscheidung musst Du aber treffen, wenn Du ein neues digitales Notizbuch erstellst: Wo willst Du Dein neues OneNote-Notizbuch speichern? Direkt auf Deinem PC? Vielleicht auf einer externen Festplatte? Oder auf einem fremden Server irgendwo im Internet, einer sogenannten Cloud? – Ich kann Dir diese Entscheidung hier nicht abnehmen. Ich möchte Dir aber zumindest die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Möglichkeiten aufzeigen. So kannst Du von Fall zu Fall entscheiden, welcher Speicherort jeweils sinnvoll ist.


OneNote-Notizbücher auf der Festplatte speichern

Ich vermute, dass Du bislang die meisten Dateien auf Deinem Computer speicherst. Wenn Du zum Beispiel mit Microsoft Word arbeitest und Briefe schreibst, speicherst Du diese sicher in einem bestimmten Ordner auf Deiner Festplatte. Auch OneNote-Notizbücher kannst Du wie gewohnt in einem Ordner auf Deinem PC anlegen.

Vorteile:

  • Du hast die volle Kontrolle über Deine gespeicherten Dateien. Nur wer auf Deinen Computer lokal zugreifen kann, kann die Notizbücher öffnen und bearbeiten.
  • Du musst Dir keine Sorgen um den Datenschutz machen, wenn Du Informationen nur intern auf Deiner Festplatte speicherst.

Nachteile:

  • Du kannst Deine Notizbücher nur auf diesem Computer nutzen. Du kannst sie also nicht ohne Weiteres auf Deinem Smartphone oder einem Tablet-PC öffnen oder per Internet für Freunde und Bekannte freigeben.
  • Du musst daran denken, regelmäßig Sicherheitskopien Deiner Notizbücher zu machen, also sogenannte Backups. Sollte Deine Festplatte mal defekt sein, können im schlimmsten Fall Deine kompletten Dokumente verloren gehen – so wie alle anderen Dateien auf Deinem PC.
  • Neue Notizbücher legt OneNote in der Regel in einem Standard-Ordner an. In der Voreinstellung ist das ein Festplatten-Pfad unter dem Laufwerk C: , z.B. C:/Benutzer/Name/Dokumente/OneNote-Notizbücher

Natürlich kannst Du neue Notizbücher auch auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick oder einer Netzwerkfestplatte (NAS) speichern. Dann gelten dieselben Vor- und Nachteile wie oben beschrieben. Die folgende Lösung finde ich persönlich noch viel praktischer:


OneNote-Notizbücher auf Microsoft OneDrive speichern

Microsoft bietet seit einigen Jahren eine eigene Cloud-Lösung an, also einen Speicherort im Internet. Die Cloud ist ein virtueller Online-Ordner, in dem Du Deine Dateien zentral ablegst. Von dort aus werden die Dateien auf alle verfügbaren Geräten verteilt, also synchronisiert. So wird der Ordner quasi auf Deinem PC, Deinem Laptop, Deinem Tablet und Deinem Smartphone ständig abgeglichen. Jede Datei wird auf jedem Gerät automatisch aktuell gehalten.

OneDrive - Microsoft Cloud

Die Cloud-Lösung von Microsoft heißt OneDrive (früher: SkyDrive). OneDrive ist mittlerweile in fast alle Office-Programme fest integriert. Du kannst also Word-, Excel– oder PowerPoint-Dateien direkt und ohne Umweg in der Cloud speichern und von dort aus öffnen. Auch das Zusammenspiel zwischen OneNote und OneDrive funktioniert nahezu perfekt.

Link zu OneDrive:
http://onedrive.com

Vorteile:

  • automatische Synchronisierung auf allen Geräten wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone
  • automatisches Online-Backup auf (hoffentlich) sicheren Servern
  • weltweiter Zugriff auf Deine Notizbücher über eine Online-Plattform, die in jedem Internet-Browser funktioniert
  • 5 GB Speicherplatz kostenlos für jeden OneDrive-Nutzer. Das sollte für die meisten Zwecke im Alltag vollkommen ausreichen. (Zusätzlichen Speicherplatz kannst Du bei Bedarf kostenpflichtig buchen.)

Nachteile:

  • Für die Anmeldung ist ein Windows-Konto notwendig
  • US-amerikanische Server unterliegen nicht den deutschen / europäischen Datenschutzbestimmungen. Sensible Daten und persönliche Informationen Microsoft gehören also nicht in die Cloud.
  • Im schlimmsten Fall können sich Fremde Zugriff auf Deine Notizbücher verschaffen.

Übrigens: Wenn Du Notizbücher in der Cloud speicherst, musst Du nicht ständig online sein. Dank der Synchronisierung auf Deine Geräte kannst Du Deine Notizbücher auch offline bearbeiten, zum Beispiel wenn Du unterwegs und nicht im WLAN bist. Sobald Du wieder eine Internetverbindung hast, gleicht OneNote die Änderungen mit der Cloud ab.

Beispiel:
Du kannst an Deinem PC zu Hause einen Text schreiben oder etwas korrigieren. Die Änderungen in Deinem Notizbuch erkennt OneNote automatisch und synchronisiert sie online mit der Version in der Cloud. Wenn Du später das Notizbuch auf Deinem Laptop, Tablet-PC oder Smartphone öffnest (und wieder mit dem Internet verbunden bist), werden die Änderungen auch dort übernommen.  Du musst also keine Dateien mehr per USB-Stick hin und her kopieren


OneNote-Notizbücher bei anderen Cloud-Anbietern speichern

Theoretisch kannst Du OneNote-Notizbücher auch bei einem anderen Cloud-Anbieter ablegen. Die wohl bekanntesten Plattformen sind Dropbox und Google Drive. Auch Firmen wie die Telekom, Amazon, 1&1 und Strato bieten Online-Speicher zu verschiedenen Konditionen an. Vielleicht bist Du dort sogar schon Kunde und zahlst bereits für Speichervolumen in der Cloud.

Ich möchte Dir von dieser Variante dringend abraten! In vielen Internet-Foren berichten Nutzer von schlechten Erfahrungen: Die Synchronisierung in OneNote soll bei fremden Cloud-Anbietern oft zu Problemen führen. Die Gefahr ist zu groß, dass das Speichern nicht reibungslos klappt und Du im schlimmsten Fall Daten verlierst.


OneNote-Notizbücher auf SharePoint speichern

Diese dritte Variante kommt weniger für Privatpersonen und eher für mittlere und größere Unternehmen in Frage, die einen sogenannten SharePoint-Server betreiben bzw. Office 365 nutzen. SharePoint ist eine Plattform für verschiedene Office-Dienste. Firmen können so quasi – vereinfacht erklärt – für ihre Mitarbeiter einen eigenen Speicherort im internen Netzwerk anbieten.

Für Privatpersonen spielt diese Form von Speicherort in der Regel keine Rolle. Ich werde sie deshalb in diesem Blog vernachlässigen.


Persönliche Empfehlung und Datenschutz-Hinweis:

Mein Einsteiger-Blog soll Dir Lust auf OneNote und die Möglichkeiten der digitalen Technologien machen. Bei aller Spielfreude dürfen wir in Deutschland aber die Aspekte Datenschutz und Datensicherheit nicht ganz ausklammern. Ich möchte Dich für dieses Thema hier zumindest kurz sensibilisieren. Denke bitte immer daran: Sensible Daten wie Kreditkarten-Nummern oder Passwörter sowie allzu persönliche Informationen gehören grundsätzlich nicht auf fremde Server!

Darüber hinaus sind Deine Notizbücher auf OneDrive aber wohl am besten aufgehoben. Erst im Zusammenspiel mit der Microsoft-Cloud kann OneNote seine Stärken voll ausspielen. Ich habe die meisten Notizbücher selbst auch dort gespeichert, damit ich sie flexibel auf allen Geräten und an jedem Ort nutzen kann. Natürlich bin ich dabei vorsichtig und wähle sorgfältig aus, was ich in der Cloud speichere.

In Kürze ist es soweit: Ich werde Dir in diesem Blog schon bald erklären, wie Du Dein erstes OneNote-Notizbuch anlegst, einrichtest und an Deine Bedürfnisse anpasst.

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