Je voller Dein OneNote-Notizbuch wird, desto größer wird auch Dein Bedürfnis nach mehr Ordnung. Mit 👉🏼 Abschnitten und 👉🏼 Seiten bist Du ja bereits vertraut. Sie bestimmen den grundsätzlichen 👉🏼 Aufbau von Notizbüchern. Vielleicht reichen Dir diese Ebenen aber irgendwann nicht mehr aus, um Deine Inhalte in OneNote übersichtlich zu sortieren.
Mit Hilfe von Abschnittsgruppen und Unterseiten kannst Du eine komplexere Ordnungsstruktur abbilden und so für mehr Überblick in OneNote sorgen. Wie Du diese Elemente sinnvoll einsetzt und wie sie sich voneinander unterscheiden, erkläre ich Dir in diesem Artikel.
Abschnittsgruppen in OneNote
Mit der Zeit wird die Liste der Abschnitte in Deinem OneNote-Notizbuch immer länger, so wie im folgenden Beispiel. Ich habe dafür ein Notizbuch erstellt, in dem ich sämtliche wichtige Rechnungen und dazugehörige Dokumente ablegen möchte. Die entsprechenden Abschnitte habe ich auch schon erstellt.
Es wäre nun sinnvoll, Abschnitte mit ähnlichen Inhalten zu gruppieren, damit Du sie später schneller findest. Dafür sind Abschnittsgruppen hilfreich. So wie Du in OneNote neue Abschnitte hinzufügst, kannst Du auch eine neue Abschnittsgruppe erstellen. Klicke mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in Deinem Notizbuch. Unter dem Eintrag „Neuer Abschnitt“ findest Du die Funktion „Neue Abschnittsgruppe“.
Der neue Knotenpunkt wird direkt unter den bereits bestehenden Abschnitten erstellt. Benenne die Abschnittsgruppe so um, wie Du auch Abschnitte und Seiten umbenennst (rechte Maustaste, „Umbenennen“). Nun kannst Du alle Abschnitte, die Du in dieser Abschnittsgruppe unterbringen willst, einfach nacheinander mit der Maus hineinziehen. In unserem Beispiel gruppiere ich so zuerst alle Abschnitte rund ums Thema „Auto“.
Du kannst alle Abschnittsgruppen auch nach Belieben ein- und ausklappen. Dank dieser Baumstruktur wird die Liste kürzer, und Du hast einen besseren Überblick über alle Inhalte in Deinem OneNote-Notizbuch. Klicke dazu einfach auf das kleine Plus- bzw. Minus-Symbol links neben dem Namen der entsprechenden Abschnittsgruppe.
Übrigens: Abschnitte, die zu keiner Gruppe gehören, werden immer oberhalb der Abschnittsgruppen angezeigt. Abschnittsgruppen werden außerdem immer alphabetisch sortiert. Eine andere Reihenfolge festzulegen ist bislang in OneNote nicht möglich.
Unterseiten in OneNote
Auch die vielen von Dir erstellten Seiten in der rechten Spalte können irgendwann unübersichtlich werden. Hier kannst Du Unterseiten festlegen, um eine weitere Hierarchie-Ebene in OneNote zu nutzen. Manchmal können Unterseiten eine bessere Lösung sein als neue Abschnitte oder Abschnittsgruppen. Der wichtigste Unterschied und Vorteil: Anders als bei Abschnitten und Abschnittsgruppen kannst Du auf Seiten und Unterseiten auch Inhalte einfügen.
Du kannst aus einer OneNote-Seite ganz einfach eine Unterseite machen: Ziehe die Seite mit gedrückter linker Maustaste ein Stück nach rechts. Sie ordnet sich dann sofort der darüber liegenden Seite unter. In unserem Beispiel habe ich die Jahresabrechnungen für Strom und Gas unter die jeweiligen Verträge sortiert.
Alternativ kannst Du auch mit der rechten Maustauste auf die Seite klicken und die Funktion „Als Unterseite verwenden“ auswählen. Wie bei den Abschnittsgruppen lassen sich die Unterseiten bei Bedarf auch einklappen – einfach per Klick auf den kleinen Pfeil rechts daneben.
Neue Notizbücher für mehr Ordnung
Ich möchte noch einen persönlichen Erfahrungswert mit Dir teilen: Als OneNote-Neuling versucht man oft, unendlich viele Inhalte in einem einzigen Notizbuch unterzubringen. So wird die Struktur des Notizbuchs immer unübersichtlicher – selbst wenn Du Abschnittsgruppen, Abschnitte, Seiten und Unterseiten für mehr Ordnung nutzt.
Manchmal kann es sinnvoller sein, für bestimmte Themen einfach 👉🏼 neue Notizbücher zu erstellen. Du musst sie in OneNote ja nicht dauerhaft geöffnet lassen. Du kannst -👉🏼 Notizbücher vorübergehend schließen, wenn Du sie aktuell nicht brauchst. Sie bleiben am jeweiligen Speicherort vorhanden – egal ob auf der 🛒 Festplatte
Und: Wenn Du ein OneNote-Notizbuch gar nicht mehr benötigst, kannst Du die 👉🏼 Inhalte als PDF-Datei oder in ein anderes Dateiformat exportieren – oder 👉🏼 das komplette OneNote-Notizbuch dauerhaft löschen.
Möchtest Du Microsoft OneNote von Grund auf kennen lernen? 👉🏼 Dann empfehle ich Dir mein Praxis-Handbuch „OneNote für Einsteiger“, das bei Amazon.de erhältlich ist.
- Malter, Stefan (Autor)
OneNote ist wirklich eine super Programm, um alle Notizen, Dokumente und Belege abzulegen und diese dann ständig griffbereit zu haben. Ich bin begeistert.
Ein kleines Problem hab ich seit ich mein Surface vor Kurzem zurücksetzen mußte: Ich lege in OneNote auch meine Kassenbelege ab, die für mich einmal wichtig werden könnten. Dabei ziehe ich die Datei per Drag & Drop aus dem Explorer auf die OneNote-Seite. Bisher war das eingefügte Bild mit den Umrissen des Belegs identisch. Heute sehe ich ein Blatt (evtl. in DIN A4-Größe) und in der Mitte dann den Bon. Ich möchte aber die ursprüngliche Einstellung wieder haben. Wo kann ich das einstellen? Können Sie mir bitte einen Tipp geben. Im Voraus schon vielen Dank und weiter so!!
Viele Grüße aus Großpösna bei Leipzig sendet
Lutz Wenzel