30 Sep

Kennwortschutz für OneNote-Abschnitte

Kennwortschutz für Abschnitte in OneNote - Teaser

Microsoft OneNote lebt auch von den vielen Funktionen für die Zusammenarbeit. Du weißt ja bereits, wie Du Notizbücher via Internet für andere Personen freigeben kannst. Dabei entscheidest Du auch, ob andere die geteilten Inhalte bearbeiten dürfen oder nur ansehen können.

Zusätzlich kannst Du einzelne Abschnitte in OneNote mit einem Kennwortschutz versehen. Nur wer das vergebene Passwort kennt, kann dann auf diese Abschnitte zugreifen. Wie das funktioniert und was Du dabei beachten solltest, erkläre ich in diesem Blog-Artikel.

In diesem Beispiel geht es um ein Notizbuch, das Du bereits für Deine Familie eingerichtet und freigegeben hast. Alle Familienmitglieder können bislang auf alle Inhalte zugreifen, zum Beispiel auf einen gemeinsamen Geburtstagskalender, gesammelte Kochrezepte, aktuelle Haushaltspläne oder kommende Urlaubsvorbereitungen.

OneNote-Notizbuch für die Familie

Du möchtest nun einen weiteren Abschnitt hinzufügen, der nur den Erwachsenen vorbehalten ist. Eure Kinder sollen nämlich bestimmte wichtige Unterlagen oder die geheime Geschenke-Liste für Weihnachten nicht einsehen können.


Die Lösung: Abschnitte mit Passwort schützen

Es bietet sich also an, diese Inhalte in einem separaten OneNote-Abschnitt unterzubringen und diesen mit einem Kennwort zu versehen. In diesem Beispiel habe ich dafür den Abschnitt „Nur für Erwachsene“ neu angelegt.

geheimer OneNote-Abschnitt

Klicke nun mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt und wähle die Funktion „Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen…“ aus. Daraufhin öffnet sich ganz rechts in OneNote eine Spalte mit dem Titel „Kennwortschutz“.

Kennwortschutz in OneNote

Bislang war der Abschnitt natürlich noch nicht geschützt. Mit einem Klick auf „Kennwort festlegen…“ öffnet sich ein neues Fenster. Wähle ein eindeutiges Kennwort für diesen Abschnitt aus. Um Tippfehler auszuschließen, musst Du das Kennwort vorsichtshalber zweimal eingeben. Beachte auch den Warnhinweis!

Kennwort eingeben in OneNote

Bei Deiner Eingabe spielen übrigens auch Groß- und Kleinschreibung eine Rolle. Mit unterschiedlichen Buchstaben-Kombination wird Dein Passwort noch komplizierter und damit sicherer.

Jetzt können nur noch Personen auf diesen Abschnitt zugreifen, die das Kennwort kennen. Wer den Abschnitt auswählt, bekommt einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Drücke die Eingabetaste, damit Du das Passwort eingeben und mit Klick auf „OK“ bestätigen kannst.

Passwort eingeben in OneNote

So einfach kannst Du einzelne Abschnitte in OneNote schützen und bei Bedarf wieder entsperren.


Tipps zum Kennwortschutz in OneNote

Ein paar Besonderheiten rund um den Kennwortschutz in OneNote sollten Dir noch bekannt sein, damit Du die Funktion gut verstehst und im Alltag sinnvoll nutzen kannst:

  • Man kann Kennwörter in OneNote nur für Abschnitte vergeben, nicht für einzelne Seiten, Abschnittsgruppen oder Notizbücher. Ein ganzes Notizbuch solltest Du eh nur für Personen freigeben, die auch Zugriff darauf haben sollen.
  • Du kannst verschiedene OneNote-Abschnitte innerhalb eines Notizbuchs mit unterschiedlichen Kennwörtern absichern. So kannst Du zum Beispiel Inhalte für bestimmte Familienmitglieder anlegen und ihnen jeweils das dazugehörige Kennwort mitteilen. Jeder hat dann natürlich auch nur auf den entsprechenden Abschnitt Zugriff.
  • Wie sich Abschnitte mit Kennwortschutz grundsätzlich verhalten, kannst Du in den Einstellungen von OneNote ändern. Klicke dazu oben in der Menüleiste auf „Datei“, dann auf „Optionen“ und dort auf „Erweitert„. Unter dem Abschnitt „Kennwörter“ sind alle Möglichkeiten aufgeführt. Sie sind eigentlich selbsterklärend.
    Kennwortschutz-Optionen in OneNote
  • Wenn Du einen Abschnitt mit Kennwortschutz öffnest und weiter in OneNote arbeitest, bleibt der Abschnitt für eine Weile entsperrt. Wenn Du zwischen verschiedenen Abschnitten hin- und herspringst, musst Du das Kennwort also nicht ständig neu eingeben. Den Zeitraum kannst Du ebenfalls in den Einstellungen festlegen (s.o.).
  • Du kannst den Kennwortschutz eines Abschnitts auch wieder löschen. Das Auswahlfeld „Kennwort entfernen“ findest Du wieder rechts in der Spalte – natürlich nur wenn der Abschnitt gerade entsperrt ist.
    Kennwort in OneNote entfernen
  • Der Kennwortschutz gilt für alle Versionen von OneNote, also für die Desktop-Version, für die OneNote-Apps und für die Online-Oberfläche im Browser.
  • Der wichtigste Hinweis zum Schluss: Du solltest Dir Dein Kennwort gut merken! Wenn Du es einmal vergisst, kannst Du definitiv nicht mehr auf die Daten in den geschützten OneNote-Abschnitten zugreifen.

Benutzt Du die Kennwort-Funktion in OneNote? Für welche Situationen setzt Du den Kennwortschutz ein? Ich freue mich auf Deine Erfahrungen in den Kommentaren unten!

Dein Kommentar zu diesem Artikel:

%d Bloggern gefällt das: