Office Lens: Scanner-App mit OneNote nutzen

Es gibt mittlerweile verschiedene Apps, die mit OneNote zusammenarbeiten. Dazu gehört auch Office Lens von Microsoft. Die kostenlose App macht aus Deinem Smartphone oder Tablet einen mobilen Scanner.

Mit Office Lens kannst Du Briefe, Zeitungsausschnitte, Visitenkarten oder ganze Tafelbilder abfotografieren und direkt in Deinem OneNote-Notizbuch speichern. Das Besondere: Die Scanner-App macht Dokumente und Aufzeichnungen dabei automatisch lesbarer. Wie Office Lens funktioniert und Dir im Alltag hilft, zeige ich Dir in diesem Blog-Artikel.

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Office Lens installieren

Zuerst musst Du die App auf Deinem Gerät installieren. Egal ob iOS, Android, Windows 10 oder Windows 10 Mobile: Du findest Office Lens kostenlos als Download im jeweiligen App Store.

• Office Lens für Android
• Office Lens für Windows 10 (Mobile)
• Office Lens für iOS

Prinzipiell funktioniert die App auf allen Betriebssystemen ziemlich gleich. Die Versionen entscheiden sich vorrangig in den typischen Bedienelementen der jeweiligen Oberfläche für Smartphone oder Tablet. Die Screenshots in diesem Blog-Artikel stammen aus der Android-App.

Wenn Du die App zum ersten Mal öffnest, begrüßt sie Dich in der Regel mit ein paar allgemeinen Info-Tafeln. So erfährst Du in Kürze, wie Office Lens Dich im Alltag unterstützen kann.

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Artikel scannen mit Office Lens

Stelle Dir nun die folgende Situation vor: Du findest in einer Zeitung oder Zeitschrift einen spannenden Artikel. Diesen möchtest Du gerne später lesen oder aufbewahren. Im Idealfall willst Du diesen Artikel nun abfotografieren und direkt in Deinem OneNote-Notizbuch speichern. Einen richtigen Scanner hast Du gerade aber nicht zur Hand.

Nun könntest Du für diesen Zweck einfach die Kamera-Funktion in der OneNote-App nutzen und das Foto direkt als Bild auf einer neuen Seite einfügen. Für einen schnellen Schnappschuss ist das sicher der einfachste Weg.

Wenn Du aber ein Dokument digitalisieren und möglichst lesbar archivieren möchtest, ist Office Lens die bessere Wahl. Die Scanner-App verbessert abfotografierte Dokumente vor dem Speichern automatisch für Dich: Aufnahmen werden begradigt und korrigiert, Text oder Handschrift werden nach Möglichkeit geschärft.

Zuerst solltest Du in der App das Dokument-Icon oben antippen. Dann kannst Du auswählen, welche Art von Inhalt Du sichern möchtest: Ein Dokument, eine Whiteboard-Aufzeichnung, ein Foto oder eine Visitenkarte?

Diese Auswahl ist wichtig, denn Office Lens wird Deinen Schnappschuss später entsprechend nachbearbeiten.

Halte nun die Kamera Deines Smartphone oder Tablets über den Artikel. Auf dem Display siehst Du direkt, wie Office Lens die Begrenzung der Seite automatisch erkennt. Um das Dokument herum wird ein Rahmen anzeigt.

Oben in der App siehst Du außerdem ein Blitz-Symbol. Wenn Du in einer hellen Umgebung mit viel Tageslicht bist, kannst Du getrost auf Blitzlicht verzichten. Gerade bei einfachen Dokumenten würde Deine Aufnahme nur überstrahlen.

Tippe einmal kurz auf den Bildschirm. Nun stellt die Kamera das Dokument scharf. Per Auslöser kannst Du dann ein Foto machen. Office Lens wird jetzt u. a. die Aufnahme begradigen, den Kontrast erhöhen, die Farben stärken und so die Qualität des Textes verbessern. Dein erster Dokumenten-Scan per App ist fertig!

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Aufnahmen mit Office Lens speichern

Die weiteren Funktionen in der Leiste oben sind nahezu selbsterklärend: Wenn Du unzufrieden bist, kannst Du die Aufnahme direkt wieder löschen. Du kannst das Bild bei Bedarf auch zuschneiden, wenn Du nur einen Teil des Zeitungsartikels sichern möchtest. Danach kannst Du direkt noch weitere Bilder erstellen oder die Aufnahme(n) speichern.

Office Lens bietet Dir verschiedene Dateiformate an. Du kannst die Aufnahme auf Wunsch in eine PDF-Datei oder in ein Word-Dokument umwandeln. Fürs Speichern in einem OneNote-Notizbuch musst Du Dich ggf. vorher mit Deinem Microsoft-Konto für die Cloud anmelden. Dann kannst Du entscheiden, in welchem Notizbuch und in welchem Abschnitt Du den fertigen Scan einfügen möchtest.

Schon nach kurzer Zeit ist die bearbeitete Aufnahme auf allen Geräten verfügbar – dank der automatischen Synchronisierung in OneNote.

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Office Lens für Whiteboard-Notizen

Besonders beeindruckend finde ich, wie Office Lens mit Whiteboard-Skizzen umgeht. In Besprechungen oder Seminaren kommt oft ein Whiteboard oder ein Flipchart zum Einsatz. Diese Aufzeichnungen kannst Du ebenfalls bequem per Smartphone abfotografieren und dauerhaft dokumentieren.

Wähle in der App die Funktion „Whiteboard“ statt „Dokument“. Die automatische Nachbearbeitung funktioniert besonders gut. Aus den Notizen wird eine Grafik mit scharfen Konturen. Probier’s doch einfach mal aus!

Mit Office Lens hast Du einen mobilen Scanner in der Hosentasche dabei.  Wann immer Du auf der Arbeit, bei Freunden oder unterwegs eine Notiz, einen Artikel, ein Tafelbild oder sonst ein Dokument verwahren möchtest, kannst Du nun bequem Dein Smartphone zücken und die optisch optimierte Aufnahme in OneNote ablegen.

Welche Erfahrungen hast Du mit Office Lens gemacht? Findest Du die App nützlich – vor allem im Zusammenspiel mit OneNote? Kennst Du weitere hilfreiche Tools für den Alltag mit OneNote? Ich freue mich auf Deinen Kommentar unter diesem Artikel! – Mehr Tipps rund um Microsoft OneNote gibt’s in meinem Praxis-Handbuch „OneNote für Einsteiger“.