23 Sep

PDF-Dateien in OneNote einfügen

PDF-Dateien in OneNote - Teaser

Ein OneNote-Notizbuch ist der perfekte Ort, um Dokumente aller Art zu archivieren. Dazu gehören auch PDF-Dateien, die ja im digitalen Austausch sehr verbreitet sind. PDF-Dateien haben ein festes Layout und kommen zum Beispiel bei Online-Rechnungen, Gebrauchsanweisungen oder E-Books zum Einsatz.

Ich selbst nutze diese Funktion für nahezu alle Dokumente, die mich erreichen: Strom-Abrechnungen, Bahntickets, Fortbildungsnachweise oder Briefe meiner Kfz-Versicherung landen auf diesem Weg in meinen Online-Notizbüchern. Ich kann jederzeit auf die Unterlagen zugreifen und muss keine Ordner, Ablagefächer oder Papierstapel mehr wälzen.

Der Vorteil mit OneNote: Wenn Du PDF-Dokumente in OneNote importierst, kannst Du sie direkt durchblättern und lesen, ohne die Dateien einzeln mit dem Acrobat Reader öffnen zu müssen. OneNote macht den Text sogar durchsuchbar. Außerdem kannst Du handschriftliche Notizen oder Skizzen hinzufügen. Wie Du PDF-Dateien in OneNote einfügen und dann sinnvoll nutzen kannst, zeige ich Dir in diesem Blog-Artikel.


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ich beginne wieder mit einem Praxis-Beispiel: Du kaufst etwas bei einem Händler im Internet. Der Online-Shop schickt Dir daraufhin die Rechnung als PDF-Datei. Damit die Rechnung nicht abhanden kommt, möchtest Du sie in OneNote speichern. So musst Du sie nicht ausdrucken und hast sie bei Bedarf sofort zur Hand.

Gehe zu dem Notizbuch-Abschnitt, in dem Du das PDF-Dokument einfügen möchtest, und erstelle dort eine neue Seite. Wechsle dann in der Funktionsleiste oben zum Reiter „Einfügen“ und klicke auf das Symbol mit der Beschriftung „Dateiausdruck“.

Dateiausdruck in OneNote

Jetzt öffnet sich ein Explorer-Fenster, wie Du es aus Windows kennst. Suche den entsprechenden Speicherort und wähle die PDF-Datei aus. OneNote fügt dann auf der aktuellen Seite sowohl ein Symbol für die Datei selbst ein sowie das Dokument als digitalen Ausdruck direkt darunter.

PDF-Datei in OneNote einfügen

Per Doppelklick auf das Icon kannst Du die PDF-Datei jederzeit von hier aus öffnen. OneNote hat sie ins Notizbuch integriert und wird sie mit der Cloud synchronisieren. Eigentlich musst Du die ursprüngliche Datei nun gar nicht mehr zusätzlich in einem anderen Ordner speichern.

Unter dem Symbol wird ein virtueller Ausdruck des Dokuments in Form einer Bild-Datei angezeigt. Das klappt auch bei PDF-Dokumenten mit mehreren Seiten sowie bei Word– und Excel-Dateien. Wie bei Fotos und Grafiken kannst Du die Größe des angezeigten Bildes ändern oder den Ausdruck an eine andere Position verschieben.


Weitere Funktionen für PDF-Dateien in OneNote

Ich bin immer wieder beeindruckt, wie gut die Texterkennung in OneNote funktioniert. OneNote kann die Schrift auf dem virtuellen Dateiausdruck quasi lesen und Dir als reinen Text zur Verfügung stellen.

Klicke mit der rechten Maustaste auf das Bild und wähle in dem Kontextmenü die Funktion „Alternativtext“ aus. In einem neuen Fenster erscheint der erkannte Text – in der Regel und je nach Qualität der PDF-Datei weitgehend fehlerfrei.

Alternativtext in OneNote

Das hat mehrere Vorteile, zum Beispiel bei der Suchfunktion: Wenn Du Deine Notizbücher nach bestimmten Begriffen durchsuchst, zeigt OneNote auch gefundene Ergebnisse aus solchen Dateiausdrucken an. Das ist wirklich praktisch, wenn Du viele PDF-Dokumente in OneNote archivierst. Du kannst den erkannten Text natürlich auch in dem Fenster markieren, kopieren und dann anderweitig nutzen.

Vielleicht möchtest Du bestimmte Passagen der PDF-Datei hervorheben oder markieren. Für diesen Zweck bieten sich vor allem die Zeichen-Funktionen von OneNote an.

Zeichnen in OneNote

Auf dem Reiter in der Funktionsleiste oben stehen verschiedenste Stifte, Formen und Farben zur Verfügung. Vielleicht hast Du sogar einen PC mit Stiftbedienung zur Verfügung hast, zum Beispiel ein Microsoft Surface Pro oder ein ähnliches Modell. Dann kannst Du Deine Anmerkungen intuitiv per Handschrift einfügen.

Dateiausdruck mit handschriftlichen Notizen in OneNote

Einen Praxis-Tipp habe ich noch für Dich: Wenn Du den Dateiausdruck nachträglich verschiebst oder die Größe änderst, verrutschen alle eingefügten Notizen und beziehen sich im schlimmsten Fall nicht mehr auf die richtigen Stellen im Dokument. Das kannst Du vermeiden, indem Du den Dateiausdruck vorher als Hintergrund der OneNote-Seite festlegst. Klicke dazu wieder mit der rechten Maustaste auf das Bild und wähle die entsprechende Funktion im Kontextmenü aus.

Du findest noch weitere Funktionen rund um Dateiausdrucke in diesem Menü. Sie sind in der Regel selbsterklärend. Probiere sie doch einfach mal aus!

Übrigens: Wie Du umgekehrt aus Deinen OneNote-Seiten nutzbare PDF-Dateien erstellst, zeige ich Dir in einem früheren Blog-Artikel.

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