PDF-Dateien in OneNote einfügen

Ein OneNote-Notizbuch ist der perfekte Ort, um Dokumente aller Art zu archivieren. Dazu gehören auch PDF-Dateien, die ja im digitalen Austausch sehr verbreitet sind. PDF-Dateien haben ein festes Layout und kommen zum Beispiel bei Online-Rechnungen, Gebrauchsanweisungen oder E-Books zum Einsatz.

Ich selbst nutze diese Funktion für nahezu alle Dokumente, die mich erreichen: Strom-Abrechnungen, Bahntickets, Fortbildungsnachweise oder Briefe meiner Kfz-Versicherung landen auf diesem Weg in meinen Online-Notizbüchern. Ich kann jederzeit auf die Unterlagen zugreifen und muss keine Ordner, Ablagefächer oder Papierstapel mehr wälzen.


Der Vorteil mit OneNote: Wenn Du PDF-Dokumente in OneNote importierst, kannst Du sie direkt durchblättern und lesen, ohne die Dateien einzeln mit dem Acrobat Reader öffnen zu müssen. OneNote macht den Text sogar durchsuchbar. Außerdem kannst Du handschriftliche Notizen oder Skizzen hinzufügen. Wie Du PDF-Dateien in OneNote einfügen und dann sinnvoll nutzen kannst, zeige ich Dir in diesem Blog-Artikel.


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ich beginne wieder mit einem Praxis-Beispiel: Du kaufst etwas bei einem Händler im Internet. Der Online-Shop schickt Dir daraufhin die Rechnung als PDF-Datei. Damit die Rechnung nicht abhanden kommt, möchtest Du sie in OneNote speichern. So musst Du sie nicht ausdrucken und hast sie bei Bedarf sofort zur Hand.

Gehe zu dem Notizbuch-Abschnitt, in dem Du das PDF-Dokument einfügen möchtest, und erstelle dort eine neue Seite. Wechsle dann in der Funktionsleiste oben zum Reiter „Einfügen“ und klicke auf das Symbol mit der Beschriftung „Dateiausdruck“.

Dateiausdruck in OneNote
Dateiausdruck in OneNote

Jetzt öffnet sich ein Explorer-Fenster, wie Du es aus Windows kennst. Suche den entsprechenden Speicherort und wähle die PDF-Datei aus. OneNote fügt dann auf der aktuellen Seite sowohl ein Symbol für die Datei selbst ein sowie das Dokument als digitalen Ausdruck direkt darunter.

PDF-Datei in OneNote einfügen
PDF-Datei in OneNote einfügen

Per Doppelklick auf das Icon kannst Du die PDF-Datei jederzeit von hier aus öffnen. OneNote hat sie ins Notizbuch integriert und wird sie mit der Cloud synchronisieren. Eigentlich musst Du die ursprüngliche Datei nun gar nicht mehr zusätzlich in einem anderen Ordner speichern.

OneNote für Einsteiger - Hinweis aufs Praxis-Handbuch

Unter dem Symbol wird ein virtueller Ausdruck des Dokuments in Form einer Bild-Datei angezeigt. Das klappt auch bei PDF-Dokumenten mit mehreren Seiten sowie bei Word– und Excel-Dateien. Wie bei Fotos und Grafiken kannst Du die Größe des angezeigten Bildes ändern oder den Ausdruck an eine andere Position verschieben.


Weitere Funktionen für PDF-Dateien in OneNote

Ich bin immer wieder beeindruckt, wie gut die Texterkennung in OneNote funktioniert. OneNote kann die Schrift auf dem virtuellen Dateiausdruck quasi lesen und Dir als reinen Text zur Verfügung stellen.

Klicke mit der rechten Maustaste auf das Bild und wähle in dem Kontextmenü die Funktion „Alternativtext“ aus. In einem neuen Fenster erscheint der erkannte Text – in der Regel und je nach Qualität der PDF-Datei weitgehend fehlerfrei.

Alternativtext in OneNote
Alternativtext in OneNote

Das hat mehrere Vorteile, zum Beispiel bei der Suchfunktion: Wenn Du Deine Notizbücher nach bestimmten Begriffen durchsuchst, zeigt OneNote auch gefundene Ergebnisse aus solchen Dateiausdrucken an. Das ist wirklich praktisch, wenn Du viele PDF-Dokumente in OneNote archivierst. Du kannst den erkannten Text natürlich auch in dem Fenster markieren, kopieren und dann anderweitig nutzen.


Vielleicht möchtest Du bestimmte Passagen der PDF-Datei hervorheben oder markieren. Für diesen Zweck bieten sich vor allem die Zeichen-Funktionen von OneNote an.

Zeichnen in OneNote
Zeichnen in OneNote

Auf dem Reiter in der Funktionsleiste oben stehen verschiedenste Stifte, Formen und Farben zur Verfügung. Vielleicht hast Du sogar einen PC mit Stiftbedienung zur Verfügung hast, zum Beispiel ein Microsoft Surface Pro oder ein ähnliches Modell. Dann kannst Du Deine Anmerkungen intuitiv per Handschrift einfügen.

Dateiausdruck mit handschriftlichen Notizen in OneNote
Dateiausdruck mit handschriftlichen Notizen in OneNote

Einen Praxis-Tipp habe ich noch für Dich: Wenn Du den Dateiausdruck nachträglich verschiebst oder die Größe änderst, verrutschen alle eingefügten Notizen und beziehen sich im schlimmsten Fall nicht mehr auf die richtigen Stellen im Dokument. Das kannst Du vermeiden, indem Du den Dateiausdruck vorher als Hintergrund der OneNote-Seite festlegst. Klicke dazu wieder mit der rechten Maustaste auf das Bild und wähle die entsprechende Funktion im Kontextmenü aus.

OneNote für Einsteiger - Hinweis aufs Praxis-Handbuch

Du findest noch weitere Funktionen rund um Dateiausdrucke in diesem Menü. Sie sind in der Regel selbsterklärend. Probiere sie doch einfach mal aus!

Übrigens: Wie Du umgekehrt aus Deinen OneNote-Seiten nutzbare PDF-Dateien erstellst, zeige ich Dir in einem früheren Blog-Artikel. Weitere Funktionen stelle ich Dir in meinem Praxis-Handbuch „OneNote für Einsteiger“ vor, das Du bei Amazon.de bestellen kannst.

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8 Gedanken zu „PDF-Dateien in OneNote einfügen“

  1. Hallo,
    ist es möglich, dass man das eingefügte Dokument dreht? Da in meinem Fall die Folien automatisch im Hochformat eingefügt weden, obwohl sie für das Querformat ausgelegt sind.

    Antworten
    • Hello Verena,

      Ich hatte das gleiche Problem hab es aber geschafft! 🙂

      Wie?
      Du musst die PDF in OneNote drucken, also nicht so wie oben beschreiben über OneNote – Einfügen – Dateiausdruck – …

      1) Du musst die PDF öffnen (Online, oder mit einer App – egal)
      2) Dann gehst du IN der PDF auf Drucken.
      3) Bei den Druckeinstellungen wählst du nun den Drucker OneNote(Desktop) aus.
      4) Bei den Einstellungen musst du von Hochformat umändern zu Querformat.
      [Wenn du die Einstellungen „Ausrichtung: Hochformat/Querformat“ nicht findest in den Druckereinstellungen, dann must du Strg + Shift + P drücken,
      das bringt dich zu den „normalen“ Druckereinstellungen. –> Hier kannst du dann gewiss über „Einstellungen“ „Ausrichtung:“ das Hochformat auf Querformat umstellen.
      5) auf „Drucken“ drücken 😀
      6) OneNote öffnen
      7) Es kann etwas dauern bis sich ein neues Fenster in OneNote öffnet, hier musst du dann einstellen wo der Ausdruck hinkommen soll (Wähle dein Notizbuch – Ausschnitte – Seite; wo du die PDF haben willst)
      8) et voila – du solltest nun die PDF in OneNote haben, mit der richtigen Ausrichtung

      Das einzig Blöde mit dieser Arte (über PDF Drucken) ist, das du die Datei der PDF nicht angehängt hast. Diese kann man aber leicht selbst einfügen indem man bei „Einfügen“ „Dateianlage“ die PDF auswählst.

      Ich hoffe ich konnte dir helfen,
      LG
      Max

      Antworten
  2. Hallo,
    wie kann ich das Symbol einer z.B. PDF-Datei im Notizbuch ändern?
    Ich würde es gerne so wie in Ihrem Beispiel oben haben.

    Antworten
  3. Vielen Dank für deine ausführliche Beschreibung. Ich habe dazu noch eine Frage. Wenn man ein mehrseitiges pdf-Dokument hat, wird es sehr unübersichtlich, weil die Seite dann „sehr lang“ ist.

    Mich interessiert vor allem die Volltextindizierung. Kann man das pdf dann wieder platzsparender anzeigen?

    Antworten
    • Die bessere und einfachere Alternative wäre, alle Seiten der PDF-Datei automatisch auf mehrere Seiten in OneNote verteilen zu lassen. Das kann man unter Optionen => Erweitert => Ausdrucke einstellen.

      Antworten

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