12 Apr

Präsentieren mit OneNote statt PowerPoint

Es muss nicht immer PowerPoint sein! Für einfache Präsentationen ist OneNote eine hervorragende Alternative. Mit dem richtigen Zubehör und dank einiger praktischer Funktionen kannst Du Deine Notizbuch-Inhalte im Team oder vor Publikum präsentieren.

Du bist mit OneNote flexibler als bei Folien in PowerPointOneNote-Seiten können unendlich groß sein und müssen kein starres Layout haben. Außerdem wird OneNote bei Bedarf zum digitalen Whiteboard. So kannst Du während der Präsentation schnell Notizen einfügen, Tafelbilder erstellen oder Brainstorming-Ideen sammeln.

In diesem Blog-Artikel erfährst Du, welche Hardware-Grundausstattung sinnvoll ist. Ich verrate Dir, wie Du Windows und OneNote am besten für Deinen ersten Vortrag einrichtest und welche Tipps die Bedienung bei der Präsentation erleichtern.


Grundausstattung: OneNote mit Zubehör

Natürlich benötigst Du zunächst einen Computer mit einer installierten OneNote-Version. Wenn Du oft außer Haus präsentierst, zum Beispiel als freiberuflicher Dozent oder als Vertreter im Außendienst, empfehle ich Dir ein mobiles Gerät, also ein Notebook oder einen Tablet-PC wie das Microsoft Surface Pro.

mehr lesen: Microsoft Surface – Modelle im Vergleich

Vor Ort brauchst Du nicht zwingend eine Internetverbindung. Du kannst Deine digitalen Notizbücher – selbst wenn sie grundsätzlich in der Cloud gespeichert sind – vorab in OneNote synchronisieren. So hast Du sie auch offline zur Verfügung.

OneNote für Einsteiger - Hinweis aufs Praxis-Handbuch

Bei einer Präsentation vor mehreren Menschen ist es sinnvoll, Deinen Computer-Bildschirm auf einen größeren Screen zu projizieren. Dafür eignet sich zum Beispiel ein Beamer oder ein großer Fernseher. In manchen Firmen oder auch Schulen kannst Du vielleicht sogar ein modernes Smartboard mit Touch-Funktionen nutzen.

Für die Verbindung zum jeweiligen Projektor brauchst Du in der Regel ein Kabel mit den passenden Anschlüssen oder einen entsprechenden Adapter. Leider gibt es nicht den einen festen Standard, sondern mehrere etablierte Technologien. Vielleicht hast Du schon von Abkürzungen wie VGA, DVI, HDMI und Display Port gehört. Mache Dich vor jeder Präsentation schlau, welche Voraussetzungen Du brauchst, um Deinen Computer problemlos verbinden und Bild und Ton übertragen zu können. (Als Surface-Nutzer ist in den meisten Fällen ein Mini-DisplayPort-auf-HDMI-Kabel sinnvoll.)

Es schadet erfahrungsgemäß nicht, rechtzeitig vor der Präsentation vor Ort zu sein und immer eine Auswahl an Kabeln und Adaptern dabei zu haben.


Drahtlos-Adapter als Alternative zum Kabel

Richtig praktisch wird’s mit einer drahtlosen Verbindung: Mit speziellen Adaptern kannst Du Dein Display per WLAN oder Miracast kabellos auf den großen Bildschirm projizieren. So kannst Du Dich während der Präsentation mit Deinem Tablet-PC oder Laptop frei bewegen und hast keine zusätzliche Stolperfalle im Raum. Die folgende Lösung habe ich selbst schon ausprobiert und kann Sie guten Gewissens empfehlen:

Microsoft Wireless Display Adapter
Dieser Adapter eignet sich für Beamer oder Fernseher mit HDMI– und USB-Anschluss. Per HDMI werden Bild und Ton (mit minimaler Verzögerung) übertragen.  Der USB-Port dient der Stromversorgung.

Der Adapter ist klein, handlich und passt als Zubehör in jede Tasche. Im Zusammenspiel mit dem Surface Pro läuft die Bildschirm-Übertragung nahezu reibungslos. Der Microsoft Wireless Display Adapter funktioniert aber auch mit anderen aktuellen Laptops und sogar Smartphones. Nur bei großen Video-Dateien gerät das Abspielen ins Stocken, und Du solltest lieber ein Kabel nutzen.

OneNote für Einsteiger - Hinweis aufs Praxis-Handbuch

Wenn Du den Drahtlos-Adapter an den Bildschirm anschließt, kannst Du Deinen PC oder Dein Tablet mit wenigen Klicks verbinden. In Windows 10 öffnest Du dazu das Info-Center rechts unten und klickst auf „Verbinden“. Dann kannst Du das entsprechende Zubehör auswählen.

Drahtlose Anzeige verbinden in Windows 10

Wenige Sekunden später solltest Du Dein PC-Display auch auf dem großen Screen sehen.


Präsentations-Modus in Windows: Vier Möglichkeiten

Wenn Du Deinen Computer mit dem Beamer, Smartboard oder Fernseher verbunden hast – egal ob per Kabel oder drahtlos -, kannst Du zwischen vier verschiedenen Anzeige-Möglichkeiten wählen. Du wechselst den jeweils aktuellen Modus, indem Du die Tastenkombination WINDOWS + P einmal oder mehrfach drückst.

Bildschirm projizieren in Windows 10

Nur PC-Bildschirm
In der Grundeinstellung ist nur die Anzeige Deines Computers aktiv. Der angeschlossene Bildschirm empfängt kein Signal und bleibt voraussichtlich schwarz. Auf diese Weise kannst Du Dein Display auch während einer Präsentation kurz ausschalten, um etwas auf Deinem Gerät vorzubereiten.

Duplizieren
Auf dem externen Bildschirm ist exakt das zu sehen, was auch Dein Computer gerade anzeigt – je nach Verbindungsart ggf. mit kurzer Verzögerung. Deine Zuschauer können dabei jeden Schritt und jede Notiz direkt mitverfolgen. Sie sehen natürlich auch, was sonst auf Deinem Desktop passiert.

Erweitern
In diesem Modus verhält sich der externe Bildschirm wie ein zweiter separater Desktop. Dort kannst Du zum Beispiel Dein OneNote-Notizbuch oder geöffnete Internetseiten anzeigen. Parallel sind Deine Vortrags-Notizen oder sonstige Programmfenster nur auf Deinem eigenen Bildschirm sichtbar. Mit dem Mauspfeil kannst Du von Desktop zu Desktop wechseln oder Fenster von einem zum anderen verschieben. Das ist am Anfang ungewohnt. Du solltest es vorher üben, damit Du es beim Präsentieren mit OneNote flüssig beherrschst.

Nur zweiter Bildschirm
Der angeschlossene Bildschirm wird zur Hauptanzeige, und Dein Computer-Bildschirm wird dunkel geschaltet. Das schont die PC-Leistung, und Videos werden oft flüssiger abgespielt. Mit der Tastenkombination WINDOWS + P kannst Du diesen Anzeigemodus wieder verlassen.


Präsentation in OneNote vorbereiten

In PowerPoint erstellt man ja einzelne Folien, die dann bei der Präsentation nacheinander angezeigt werden. In OneNote wären das stattdessen einzelne Seiten, die Du innerhalb eines Abschnitts erstellst und in der richtigen Reihenfolge anordnest.

Präsentations-Folien in OneNote statt PowerPoint

Fülle Deine OneNote-Seiten beliebig mit multimedialen Inhalten wie Text, Bildern oder auch Videos. Die vielen Möglichkeiten habe ich Dir hier im Blog schon erklärt.

Dabei kannst Du eine weitere Stärke von OneNote ausnutzen, die Du aus einem früheren Artikel schon kennen solltest: Anders als PowerPoint-Folien müssen OneNote-Seiten keine feste Begrenzung haben. Sie können nahezu unendlich groß werden. Du kannst die verfügbare Fläche also beliebig vergrößern, verkleinern oder verschieben.

In PowerPoint als originärer Präsentations-Software hast Du natürlich mehr Funktionen, um ein professionelles Layout zu erstellen. Dafür bist Du in OneNote flexibler beim Erstellen und Einfügen von Inhalten. Du hast in OneNote 2016 zumindest die Möglichkeit, bestimmte Seitenvorlagen zu erstellen und diese dann immer wieder zu verwenden.


Tipps zum Präsentieren mit OneNote

Beim Präsentieren auf einem externen Bildschirm nehmen Dir die Funktionselemente und die Navigations-Leiste in OneNote vielleicht zu viel Platz weg. Deshalb möchte ich Dir die Ganzseitenansicht bzw. den Modus „Ganzer Bildschirm“ vorstellen. Damit kannst Du auf Wunsch nahezu alle Menüs und Reiter der Software vorübergehend ausblenden. Die aktuelle OneNote-Seite erstreckt sich dann über das gesamte Display.

Vollbildmodus in OneNote für Windows 10

In der OneNote-App für Windows 10 findest Du die Funktion „Ganzer Bildschirm“ rechts oben. Wenn Du auf den zweiseitigen Pfeil klickst, wird der Vollbildmodus aktiviert. Nur die Stifte und Zeichenfunktionen für schnelle Skizzen und Notizen bleiben am oberen Rand eingeblendet. Du beendest den Modus über das Symbol ganz oben rechts mit den vier kleinen Pfeilen.

Wenn Du die Desktop-Version OneNote 2016 nutzt, kannst Du die „Ganzseitenansicht“ im Menü oben unter dem Reiter „Ansicht“ auswählen. Noch schneller wechselst Du dahin, indem Du auf den kleinen Pfeil rechts oben auf der Seite klickst. Über diesen Pfeil erreichst Du auch wieder die Standard-Ansicht mit allen Funktionselementen.

OneNote für Einsteiger - Hinweis aufs Praxis-Handbuch

Um während Deiner Präsentation von Seite zu Seite zu blättern, empfehle ich Dir die folgenden Tastenkürzel. Solche Shortcuts sind der schnellste und einfachste Weg, um Deine Präsentation per Tastatur zu steuern. Das funktioniert in allen OneNote-Versionen – auch im Vollbildmodus.

Tastenkürzel Aktion
Strg + Bild abwärts zur nächsten Seite im aktuellen Abschnitt wechseln
Strg + Bild aufwärts zur vorherigen Seite im aktuellen Abschnitt wechseln
Alt + Pos1 zur ersten Seite im aktuellen Abschnitt springen
Alt + Ende zur letzten Seite im aktuellen Abschnitt springen
Alt + Links zur zuletzt besuchten Seite springen
Alt + Rechts zur danach besuchten Seite springen
Strg + Tab zum nächsten Abschnitt wechseln
Strg + Shift + Tab zum vorherigen Abschnitt wechseln

Weitere sinnvolle Tastenkombinationen lernst Du in meinem Blog-Artikel mit dem Titel „Shortcuts in OneNote“ kennen.


Was Du noch über Präsentationen mit OneNote wissen solltest

OneNote eignet sich für einfaches Präsentieren und vor allem auch zum Festhalten von Inhalten und Ideen während Deiner Konferenz oder Deines Seminars. Verzichten musst Du allerdings auf Animationen und Übergänge von Folie zu Folie, wie Du sie aus PowerPoint-Präsentationen kennst. Hier noch ein paar weitere Tipps:

Handschrift / Zeichnen
Im Zusammenspiel mit einem digitalen Stift oder einem Grafik-Tablet kannst Du die Handschrift-Funktionen in OneNote besonders gut gebrauchen. In der Funktionsleiste findest Du Zeichentools und Formen. Sie unterstützen Dich bei der Gestaltung von Tafelbildern und sonstigen Skizzen.

mehr lesen: Handschrift und Zeichnen in OneNote

Dokumente und Websites einfügen und beschriften
Fotos und Grafiken, Ausschnitte von Internetseiten sowie PDF-Dateien sind in einem OneNote-Notizbuch gut aufgehoben. Du kannst sie demnach auch in Deine Präsentationen einbinden und vorführen. Das gilt übrigens auch für PowerPoint-Dateien selbst. Dank der virtuellen Druck-Funktion „Send to OneNote“ fügst Du Präsentations-Folien aus PowerPoint in OneNote ein.

Der Vorteil: Mit Hilfe der Zeichen-Funktionen (s.o.) kannst Du während Deines Vortrags bestimmte Elemente auf den eingefügten Folien hervorheben oder ergänzen.

Inhalte abdecken wie am Overheadprojektor
Wie kann man die Elemente auf einer OneNote-Seite beim Präsentieren erst nach und nach aufdecken? Dieser Leserfrage habe ich vor einiger Zeit einen eigenen Artikel im Lehrer-Blog gewidmet. Mit diesen Tipps und Ideen kannst Du das digitale Whiteboard wie einen Overheadprojektor nutzen.

mehr lesen: OneNote-Seiten abdecken wie am Overheadprojektor

Tafelbild exportieren und versenden
Manchmal entsteht beim Präsentieren in einem Workshop oder einer Teamsitzung ein aufwändiges Schaubild, das Du aufbewahren oder mit allen Teilnehmern teilen möchtest. Kein Problem: Auf der jeweiligen OneNote-Seite bleibt es ja direkt gespeichert. Du kannst es auch problemlos in ein anderes Dateiformat exportieren, zum Beispiel als PDF-Dokument. Auch das direkte Versenden per E-Mail klappt aus OneNote heraus mit wenigen Klicks.

mehr lesen: OneNote-Inhalte als PDF- oder Word-Datei exportieren
mehr lesen: OneNote-Seite per E-Mail senden

Welche Erfahrungen hast Du mit OneNote gesammelt? Hast Du noch weitere Tipps, die man für eine Präsentation mit OneNote kennen sollte? Dann freue ich mich sehr auf Deinen Kommentar unter diesem Artikel!

Übrigens: Für Deine ersten Schritte mit Microsoft OneNote empfehle ich Dir mein aktuelles Praxis-Handbuch. OneNote für Einsteiger umfasst 184 Seiten und ist jetzt bei Amazon.de erhältlich!

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